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疫情遠程辦公系統軟件的挑戰

發布人：發布時間：2020-02-14 15:05:30 原創分享

今年的"武漢"疫情，讓非常多的員工去不了公司，外地的去了還要隔離14天。不在現場有些事情是做不了的，但是同樣有些事情可以通過電話、微信，或者軟件的方式來溝通事項。大家都不約而同的選擇了遠程辦公。

一、遠程辦公的挑戰

如果沒有經驗，那么遠程辦公核心的問題是線上與線下的管理和協同的效率有顯著不同，或者我們說遠低于平時。挑戰來自于多個方面：

（一）如果你沒有系統，你第一步要做的就是要選一個。

遠程辦公或者協同辦公是一個比較大的系統分類，就IMS（Instant Message System）來說，我們可以選擇釘釘、企業微信、TEAMS、飛書,或者專門的協同辦公平臺如企典|teamface、致遠、藍凌等等，當然也可以通過VPN或其他方式遠程登陸公司內部其他信息系統。1000人以下可以選前者，多了就要選協同平臺了，當然行業不同也有不同的選擇，這里就不展開討論了。

teamface系統（SaaS）就特別簡單像如釘釘，中小企業可以免費使用，或者只要按期付租金就好，也無需考慮機房、網絡，只要能聯網就可以。

大的公司需要的系統就要麻煩一些，現在的時間就不允許，現在上馬也要數月之后才能用上，這里也不再贅述。

（二）無論大小，系統都要實施。公司不是學校，不是簡單的云的的應用，說幾句話，發幾個文件。協同是一個大命題，無論線上、線下。我們不是注冊一個軟件就好，還要做系統的實施，簡單的說就是組織架構人員要進去，原有的流程要梳理清楚放到系統里。

如果說公司是學生，阿里就是老師，釘釘就是一本書。知識不能復制到組織腦子里，但可以學，只買書沒有用，還是一面要老師教，一面要認認真真學，絕不能腦袋一熱，也不可能一蹴而就。

遠程辦公軟件不是面子問題，而是基于業務發展的真實評估或者是目前都閉門在家的需要。

（三）與你有沒有遠程辦公軟件無關的問題在于，以往的建立起來熟悉的流程被打斷了，溝通上就會首先遇到問題。而以往的溝通方式需要全部轉到線上，無法和疫情前一樣去及時安排和調整工作。

在一起自然方便，"喊一聲"就能解決問題，而在家里做不到。之前一個辦公室，每個人干什么一清二楚，而現在都在自己家里，在不在工作，恐怕只有自己知道。

（四）原有非線上流程的影響

大部分流程是可以在線上流程中審批完成，可是你的合同審批通過了，蓋章是不是要去行政部門登記蓋章？費用報銷線上審批通過了，財務要求必須發票、憑證要簽字，怎么辦？牽涉電子認證CA的事情怕是要提到議事日程上來了。疫情的發展可以說推動了整個國家線上組織管理的日程表。

沒有準備，線下還是有些工作繞不過去。

二、疫情時期遠程辦公的建議

（一）定期早晚例會

溝通這時就顯得尤為重要，建議把會議這個工具做一下調整，目前實行遠程辦公的公司開始兩個辦法：

第一個是早會，第二個是晚會。

1、考勤作為公司的基礎制度，現在都在家了，那就用早會來考勤。意味著員工和上班一樣，在家里找個干凈地方梳妝打扮坐好，等著線上點名。

2、目標與任務分解。語音或者視頻會議里說一說今天的目標是什么，分解到每個人的任務是什么。然后大家就自己的事情簡單說一說意見，沒有問題，那今天的工作就開始了。

3、到了下班的點，晚上每個人需要把自己的工作成果提前發到工作群里，曬曬每個人今天的工作進展，看看大家對早會工作目標的完成的情況，會上每個人就完成的情況做一下說明，領導再做一下總結就ok。

早晚例會說白了是一個以天為單位的閉環管理，也是考驗個人執行力的快速工具。

(二) 個人準備

1.和公司正常上班一樣。到點起床內務，吃飯，梳理整齊準時開會。

2.最好找個獨立的空間，一來安靜，二來不會暴露太多個人隱私。

3.其他就和日常上班無異了。

4.習慣就好。

總而言之兩句話，一是在公司層面建立臨時的遠程早晚會制度，二是養成居家辦公的良好習慣。

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