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疫情下如何組織管理員工遠程辦公？員工遠程辦公系統(tǒng)

發(fā)布人：發(fā)布時間：2020-02-20 14:24:34

在當(dāng)前形勢下，各企業(yè)必須拿出有效持續(xù)運營的辦法。對于大多數(shù)企業(yè)來說，因為疫情的影響，在當(dāng)前，想要按照以前的方式恢復(fù)生產(chǎn)經(jīng)營或者辦公幾乎沒有可能。隨著一些企業(yè)先后提出“員工在家辦公”的要求，一時之間，彈性辦公、移動辦公、遠程辦公等等名詞紛紛涌入大家的視線。在原定假期后開工的頭一天，“遠程辦公”登上了熱搜。這說明遠程辦公稱為人們聚焦的問題，也是大多數(shù)企業(yè)不得不面對的問題。

說起來容易做起來難，讓員工在家工作貌似很容易，但想要有組織、有秩序、有效率的實現(xiàn)遠程辦公確對企業(yè)的運營和管理水平以及主要人員的自覺自律提出了巨大的考驗。我結(jié)合個人對企業(yè)、當(dāng)前現(xiàn)狀與遠程辦公的認識，進行系統(tǒng)化的闡述并在最后提出自己的建議。所有答案都能夠在文字中找到。

遠程辦公不能籠統(tǒng)的進行，首當(dāng)其沖的原因，就是企業(yè)之間差異很大。面對當(dāng)前形勢與遠程辦公的需求，企業(yè)之間的差異性體現(xiàn)明顯，并對遠程辦公的組織形成基礎(chǔ)性影響。

    不同行業(yè)、不同管理水平、不同經(jīng)營模式甚至不同區(qū)域的企業(yè)，其實現(xiàn)有效遠程辦公的方式或者難度是不一樣的。

1.行業(yè)差異對遠程辦公形成影響

對于現(xiàn)在的企業(yè)，一個明顯的區(qū)分，就是傳統(tǒng)勞動密集型行業(yè)與現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)。

A.勞動密集型行業(yè)：

是以勞動者集中勞動和現(xiàn)場多樣化精細分工為基礎(chǔ)的行業(yè)。具有兩個基本的特征：

其一，現(xiàn)場參與度高。比如紡織廠、電子設(shè)備加工企業(yè)等。這種類型的行業(yè)企業(yè)需要員工在一線直接參與勞動，除非人工智能和機器人高度發(fā)達，否則無可替代。

其二，績效形式與產(chǎn)品密切相關(guān)。這種行業(yè)的企業(yè)，無論從事怎樣的崗位，即便是辦公后勤和市場營銷，一樣與產(chǎn)品密切相關(guān)。

    這樣的企業(yè)，想要全員遠程辦公是不可能的，除非是疫情需要的產(chǎn)品，否則生產(chǎn)和庫存都會有局限性。在這樣的情況下，要立足當(dāng)前實際，必要的職能部門員工以及營銷人員可以安排遠程辦公。比如，財務(wù)在線報稅、在線工作處理，人力資源在線招聘、在線解答員工問題，營銷人員展開線上銷售等。他們也可以以特定網(wǎng)絡(luò)平臺為載體，進行遠程辦公。

B.現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)行業(yè)

現(xiàn)代感較強的互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)行業(yè)，相對來說，遠程辦公的可行性就要大得多。無論研發(fā)性企業(yè)、軟件服務(wù)企業(yè)、資訊平臺企業(yè)、電商企業(yè)、互聯(lián)金融企業(yè)等，本身的行業(yè)性質(zhì)決定著其以網(wǎng)絡(luò)為主要的日常辦公形式，想要實現(xiàn)遠程辦公易如反掌。

    這樣的企業(yè)，甚至可以實現(xiàn)全員在線遠程辦公，對于企業(yè)的正常運營影響不大。

2.經(jīng)營模式差異對遠程辦公形成影響

經(jīng)營模式在當(dāng)前形勢下，反映出來的差異主要有兩方面。一方面是企業(yè)的盈利模式，另一方面是企業(yè)的業(yè)務(wù)體系。

A.盈利模式差異

盈利模式既與行業(yè)相關(guān)，更與企業(yè)的實際相關(guān)。比如，以租賃費用收取為盈利來源的企業(yè)，其辦公形式受到當(dāng)前形勢的影響要差一些；但現(xiàn)金流受到線下影響巨大的批發(fā)或者零售行業(yè)企業(yè)，其辦公形式就會受到挑戰(zhàn)；另外，多渠道盈利模式與單一渠道盈利模式，兩者對企業(yè)及其辦公也產(chǎn)生很大的影響。

    盈利模式不僅決定著企業(yè)的資金充裕性和運營可持續(xù)性，同時也決定著當(dāng)前形勢下，企業(yè)具體實行遠程辦公的方式或者規(guī)模。

B.業(yè)務(wù)體系差異

所謂業(yè)務(wù)體系差異，并非單指銷售差異，而是基于供應(yīng)鏈角度，對企業(yè)的產(chǎn)供銷形成整體影響的全領(lǐng)域運營業(yè)務(wù)運營差異。

不同企業(yè)的業(yè)務(wù)體系是不同的，有的企業(yè)規(guī)范一些或者說變動彈性大一些，而有些企業(yè)粗糙一些或者說變動空間小一些。比如，線上線下全域營銷的企業(yè)與只從事線上銷售的企業(yè)不同，比如平時實行零庫存管理和備用庫存管理的企業(yè)不一樣，比如實行應(yīng)付應(yīng)收及時到位的企業(yè)與深陷三角債的企業(yè)差異很大。

    這些差異，對于企業(yè)遠程辦公的影響有兩點：其一，遠程辦公的人員安排；其二，遠程辦公的必要性。

3.管理水平的差異對遠程辦公的影響

不同的企業(yè)，管理的模式與水平差異很大。

基于遠程辦公角度，主要有兩方面差異：

其一，是權(quán)責(zé)明晰性，權(quán)責(zé)明晰程度決定著員工對于自身工作的角色認知和參與程度；其二，是績效規(guī)范性，比如目標(biāo)設(shè)定、時間管理、匯報方式、結(jié)果評估以及利益分配等等，合理的方式激勵員工，即便遠程辦公一樣高效，不合理的方式打擊員工，一旦遠程辦公很容易變成一盤散沙。

    管理的規(guī)范性決定著遠程辦公的具體組織方式和效率。

4.其他差異

所謂其他差異，主要指區(qū)域差異，不同區(qū)域的企業(yè)，其遠程辦公的條件不同。比如，一些地處偏遠的企業(yè)或者員工，網(wǎng)絡(luò)與硬件條件未必能夠跟得上；相反，一些區(qū)域條件好的企業(yè)，就容易實現(xiàn)。

    小結(jié)：企業(yè)在行業(yè)、經(jīng)營與管理上的差異，是遠程辦公組織的基礎(chǔ)決定因素，決定著企業(yè)到底要不要遠程辦公，到底怎樣實現(xiàn)遠程辦公。脫離這個實際，籠統(tǒng)地談遠程辦公沒有意義。

在談到到底如何組織遠程辦公前，我們不但要對企業(yè)的具體差異有明確的了解，還需要對遠程辦公有所了解。只有這樣才能有工作有效。

    遠程辦公并不只是在家里辦公，到底遠程辦公的普及性如何，到底有什么優(yōu)勢或者劣勢？作為組織者，要清楚了解才能夠行動有效。

1.當(dāng)前形勢下，遠程辦公具有一定的普遍性，但遠沒有全面普及。

    任何工作都講究條件性，具備條件可以做，不具備條件創(chuàng)造條件也可以做，但是連創(chuàng)造條件的可能都沒有，也不必硬去做。

A.行業(yè)占比不同

就拿遠程辦公最為方便的互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)來說，智聯(lián)招聘近期發(fā)布了一份《2020年春節(jié)企業(yè)復(fù)工情況調(diào)研報告》，報告顯示，疫情期間，要求員工在家辦公的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)在整體行業(yè)中占比32.1%，這是遠程辦公占比最高的行業(yè)。而農(nóng)林牧漁行業(yè)，復(fù)工后遠程辦公的占比只有8.5%。

B.大部分公司的遠程辦公是臨時性安排

信息透漏，一些具有代表性的公司安排如下：

字節(jié)跳動：2月3日在家辦公，2月9日之前留在當(dāng)前所在地，2月10日至13日再返回工作地，然后再在工作地自己家里隔離14天后，確認沒事，大概在2月25日至27日回公司上班；

騰訊：2月3日~7日在家辦公，2月10日（正月十七）回公司上班；

阿里：2月3日~7日在家辦公，2月10日（正月十七）回公司上班；

滴滴：2月3日~ 7日在家辦公；

360：在家辦公到2月10號；

新浪：2月3號~2月7號在家辦公，2月10號正常上班；

同程藝龍：2月3號~2月7號在家辦公，2月10號正常上班；

2.遠程辦公的優(yōu)勢

在當(dāng)前情勢下，因為暫時沒有辦法集中辦公或者沒有辦法面對面集中辦公，采用遠程辦公是相對理性的選擇。總體上來說，遠程辦公有兩大優(yōu)勢：

A.避開疫情影響，助力企業(yè)運營

大家都知道，疫情對當(dāng)前企業(yè)的正常經(jīng)營產(chǎn)生了或多或少的影響。尤其是原來的辦公形式受到最為嚴峻的挑戰(zhàn)，在這種情況下，利用智能技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，無疑是較為理性的選擇。

    既能夠響應(yīng)國家號召，合理合法地工作，又可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)盡量將工作往前推進。這是互聯(lián)網(wǎng)普及的今天，遠程辦公可行和優(yōu)越性的體現(xiàn)。

B.滿足企業(yè)與員工當(dāng)前形勢下的個體需求

一方面是時代特征的影響，另一方面是當(dāng)前情勢的要求，遠程辦公一定程度上滿足了企業(yè)或者員工的個性化需求。

對于員工的滿足感：

首先是更好的平衡家庭與工作的矛盾，減少通勤時間。原來固定時間上班下班，個人的主要時間都耗費在工作場所，顧不上家庭。現(xiàn)在在家遠程辦公，可以在與親人更好互動的同時，滿足工作的要求。

辦公氛圍更為輕松，避免面對面沖突與現(xiàn)場壓力。相信很多職場人都有類似的經(jīng)歷，不愿意面對一切有矛盾的同事或者不愿意面對領(lǐng)導(dǎo)，在工作現(xiàn)場總覺得不自在，容易產(chǎn)生疲勞感。遠程辦公則避開了這些壓抑因素，使得個人處在更為輕松的環(huán)境當(dāng)中。

對于企業(yè)的滿足感：

減少管理與溝通時間，將主要的精力用在工作上。在現(xiàn)場辦公的時候，大家在溝通、協(xié)調(diào)、管理等方面要耗費大量的時間和成本，但是采用遠程辦公的方式，工作的規(guī)則就變得簡單：對工作有用的就說，沒有的不用說，不管個人的內(nèi)心感想如何，一切聚焦于工作與結(jié)果。

管理方式簡單明了。采用遠程辦公的方式，在員工考勤、工作結(jié)果呈現(xiàn)等方面都是一目了然，一切都以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，一切都不用過多的解釋，也不用繁雜的制度約束。一定程度上促進了企業(yè)辦公的效率。

3.遠程辦公的不足之處

遠程辦公在當(dāng)下有其相對優(yōu)勢，但是也尤其不足之處。主要有三個基本的方面。

A.軟件平臺支持力度欠缺

一說到軟件平臺，大家就會想到企典、企業(yè)微信等。在遠程辦公方面，我們國家有不少軟件支持。但是軟件本身還是有些不足。

2020年2月3日，A股春節(jié)后第一個交易日，A股“云辦公”概念逆市飄紅，紛紛出現(xiàn)上漲或漲停的情況。不過尷尬的是，企典、企業(yè)微信等在線辦公App卻在遠程辦公第一天集體出現(xiàn)問題。不少網(wǎng)友反映，企業(yè)微信和企典出現(xiàn)Bug。有網(wǎng)友表示“一小時進不去”，也有網(wǎng)友稱，“不斷有人掉出會議進不來，重新建立完全死機。”“全國遠程開工的第一天，企業(yè)微信的音頻群聊，炸了… ”

    盡管企典和企業(yè)微信隨后恢復(fù)了系統(tǒng)，并回應(yīng)，系統(tǒng)問題是由于用戶數(shù)量龐大，造成的網(wǎng)絡(luò)限流和擁堵。但無法掩蓋“體驗不佳，工作效率受到了影響”的結(jié)果。可見，在當(dāng)前情況下，遠程辦公產(chǎn)品的硬件發(fā)展還不足以支撐龐大的企業(yè)和員工用戶群體。

B.員工自律性欠缺

遠程辦公是一種分散式辦公方式，其基本前提是要求大家自覺自律。現(xiàn)實情況下，真正能夠自律并專注工作的員工還是少數(shù)。我個人就有很實際的體驗，有時候一邊看著文件，一邊問著炒菜的香味，一只眼睛盯著電腦，還有一只眼睛看著蹦來蹦去的孩子。

    想要如同辦公場所那樣集中精力真的很難，不是哪位員工有問題，而是環(huán)境的突然切換使得大家還不能夠真正的適應(yīng)或者掌控這種節(jié)奏。

C.不少企業(yè)管理水平受限

相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)習(xí)慣于現(xiàn)場管理，還有不少企業(yè)平時的決策與工作安排缺少計劃性，而且職責(zé)分工也不明確。這個時候，一下子切換到遠程辦公，就需要重新梳理工作的目標(biāo)與安排，改變以往的管理習(xí)慣與工作控制。一些企業(yè)做的較好，但還有一些企業(yè)卻有心無力。最多多打幾個電話或者要求傳送幾個文件了事。

    企業(yè)的運營與管理規(guī)范性與系統(tǒng)性是建立有效遠程辦公的前提。

    小結(jié)：從當(dāng)前的實際情況來看，企業(yè)采用遠程辦公大多還只是臨時性舉措。這就決定了遠程辦公的多樣性和隨機性。另外，想要開展遠程辦公，在看到其優(yōu)勢的同時，也要明白其不足之處。結(jié)合企業(yè)和員工的實際，才能有效安排。

在了解了企業(yè)的不同之處與遠程辦公的當(dāng)前現(xiàn)狀之后，我們來看一下，應(yīng)該如何組織遠程辦公。

    遠程辦公需要工具的支撐，也需要一定的管理參與，結(jié)合各自實際進行選擇。

1.遠程辦公工具的選擇

遠程辦公工具的選擇包括兩部分。

A.平臺選擇

國內(nèi)最常用的遠程辦公有兩種類型。

一種是一些實力企業(yè)自己研發(fā)的遠程辦公平臺，他們自產(chǎn)自用，無需考慮社會上的軟件。

另一種，則是社會上普遍適用的辦公平臺，如阿里的企典、騰訊的企業(yè)微信等。這里，我不做個人推薦，不同使用者自己選擇。

    需要指出的是，不同遠程辦公的軟件平臺，其操作規(guī)則和功能略有差異，需要使用者認真了解。

B.網(wǎng)絡(luò)調(diào)試

所謂的網(wǎng)絡(luò)調(diào)試包括兩個基本的方面。一方面，是指管理員基于目標(biāo)網(wǎng)絡(luò)平臺運行的模擬測試，要保障大家能夠順暢使用才行；另一方面，就是在家的員工要保證自己的網(wǎng)絡(luò)暢通，以防出現(xiàn)斷網(wǎng)現(xiàn)象。

    作為管理者或者組織者，需要明確員工的網(wǎng)絡(luò)通常情況，以及軟件平臺順暢運行下應(yīng)該提前做好的技術(shù)工作。

2.遠程辦公的管理準(zhǔn)備

要想做好遠程辦公，需要在管理上作三方面準(zhǔn)備：

A.要有總體規(guī)劃

總體規(guī)劃包括遠程辦公的時間節(jié)點，遠程辦公主要的參與者、處理事項，遠程辦公的整體工作計劃安排與具體權(quán)責(zé)落實等。

    沒有一個基礎(chǔ)的規(guī)劃，對遠程辦公的有效開展是不利的。

B.基本的辦公規(guī)則

辦公規(guī)則包括集體作息時間、溝通與操作方式和辦公紀律要求等。這是能夠有效開展遠程辦公的保障。

C.基本的績效要求

主要包括總體目標(biāo)、具體責(zé)任與工作目標(biāo)的設(shè)定與落實，整體工作計劃與個人工作計劃的落實與跟進，目標(biāo)與計劃執(zhí)行的監(jiān)督與評估，以及與之相關(guān)的考核與利益分配等。

    在總體規(guī)劃的框架下，做好管理規(guī)則與績效的明確要求，才能夠保障員工能夠有效的遠程辦公，才能夠保障整個組織在遠程辦公的條件下達成目標(biāo)。

3.具體辦公方式的選擇

所謂具體辦公的方式，是站在整體角度來說的。企業(yè)不同，采用的具體辦公方式也不同。

因為辦公工具包括計算機、電話、郵件、網(wǎng)絡(luò)、音頻或者視頻等，不同企業(yè)有不同的選擇，要實事求是，切勿隨便模仿。

    就辦公的方式來說有兩個基本的類型，一個是統(tǒng)一在線辦公，以軟件平臺和網(wǎng)絡(luò)為載體，大家在統(tǒng)一時間全部上線，集中在線上進行工作推進；另一個，則是各自在線辦公，無需強制大家統(tǒng)一在線，只要在約定的時間內(nèi)各自把工作做好，然后按照規(guī)則溝通或者上報就好了，個人根據(jù)自己的實際情況安排自己的時間與進度。

小結(jié)：當(dāng)前情況下，組織員工遠程辦公的主要考驗就是辦公方式的合理性和管理規(guī)則的有效性。組織者必須有規(guī)劃、有計劃、有管理的基本要求，有績效的基本約定，同時還要靈活處理遠程辦公的方式問題。

總體上來說，當(dāng)前進行遠程辦公是好事。對于遠程辦公的組織要有序進行。除此之外，個人還提出一些基本的額外建議。

    辦公是企業(yè)運營的核心，這是實打?qū)嵉氖虑椋皇峭嫘σ餐嫘Σ坏谩?br />
1.個人對于企業(yè)的額外建議：

實事求是，就是要符合企業(yè)的行業(yè)特征、符合企業(yè)的經(jīng)營與管理實際，一方面判斷遠程辦公的必要性，不一定非要遠程辦公；另一方面，如果遠程辦公的話，要結(jié)合自己企業(yè)的人才、運營目標(biāo)和市場等實際情況做出簡約有效的規(guī)劃。

2.個人對于員工的額外建議：

要加強工作的自律性。因為辦公環(huán)境和條件的改變，可能讓一些員工松懈下來，甚至三心二意，這對于自己是不利的，要在公司的統(tǒng)一要求下，加強自我約束和要求，專注于工作。

要協(xié)調(diào)好家庭關(guān)系。因為自己就在親人身邊，家人可能關(guān)注甚至參與你的辦公，或者針對你的遠程辦公有不同的意見和觀點。這個時候，就需要個人做好他們的工作，爭取他們最大程度的配合與支持。

總結(jié)：對于大多數(shù)企業(yè)來說，當(dāng)前選擇遠程辦公是迫不得已的臨時性措施。但即使這樣，也是一種有階段性重要影響的組織工作形勢。不做則已，做就要做好，這需要結(jié)合公司實際合理規(guī)劃、有效組織和管理。

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