盡管受新冠疫情影響上班的員工人數有限，但由于外部訪問減少和網絡會議機會增加，許多公司可能仍然沒有足夠的會議室。

即使您使用日歷和組件管理會議室的預訂，您也可能無法有效地使用會議室。會議室預訂管理系統可以解決此類問題。

對于正在考慮引入預約系統以簡化公司會議室使用的總務人員，我們將介紹會議室預約系統的功能、可以解決的問題、選擇要點等。

什么是會議室預訂管理系統？

會議室預訂管理系統是一個工具，可讓您管理會議室預訂和進出。

在預約管理/進/出管理中，可以對預約/進/出時間進行調整管理，使會議室的使用時間不與其他用戶重疊。不僅如此，還有在無人使用的情況下知道會議室空置的功能，從而提高會議室的使用效率。

會議室預訂管理系統解決的問題

使用會議室預訂管理系統可以解決以下問題。

<了解和提高會議室開工率>

如果您有會議室預訂管理系統，您可以一目了然地掌握預訂和使用情況，這樣您不僅可以掌握入住率，還可以提高入住率。這也將有助于解決會議室短缺的問題。

<防止重復預訂>

如果是手動管理，會議室的使用預約可能會與其他用戶共享，但如果使用系統則不會發生。立即反映預訂、取消和更改，消除會議室預訂的浪費。

<簡化預訂/取消會議室的麻煩>

使用會議室預訂管理系統可以輕松執行預訂、取消和更改等程序。也可以從個人電腦、智能手機或平板電腦上訪問，并立即反映日程狀態。

會議室預訂管理系統的功能

具體來說，我們將介紹會議室預訂管理系統的功能。這不僅僅是預訂和進入/退出管理功能。

· 會議室預訂管理

· 通過進出管理可視化使用狀態

· 會議前后提醒功能

· 自動取消功能

· 與接待系統的合作

· 與群件合作

如上所述，它配備了許多專門用于會議室管理的專業功能。最重要的是，如果有會前或會前提醒功能和自動取消功能，會議室即使不使用也不會保持保留狀態。您可以更有效地使用會議室。

此外，由于可以與接待系統和群件聯動，因此可以在來訪時順利預訂和確認會議室，并調整公司會議的日程安排。

與群件會議室預約功能的區別

讀到這里的人可能會想，“如果你使用群件，你可以管理會議室，所以你不需要會議室預訂管理系統。” 群件和會議室預訂功能有什么區別？

會議室預訂管理系統的一大特點是可以“實時反映和可視化使用狀態”，這與群件不同。

在很多情況下，每個房間都安裝了平板終端供使用，在會議室就地可以進行進出管理。例如，如果用戶在會議結束時點擊終端上的退出按鈕，會議室將立即打開，其他用戶可以進行預約。

另外，如果預定的會議室當時沒有使用，會自動取消。可以解決會議室不足的問題，更準確的把握使用率。

這樣，即使可以通過群件進行預約和管理，也難以根據使用情況進行更高效的管理，也難以解決“會議室不足”的根本問題。如果您想有效利用會議室，我們推薦會議室預訂管理系統。

會議室預訂管理系統的選擇要點

會議室預訂管理系統有很多，但我想介紹一下您應該選擇什么。請在選擇系統時使用它。

與群件合作

通過與組件鏈接，您可以從您通常使用的日歷應用程序管理預訂。您將能夠一次查看會議室和參與者的空閑時間表，并可以立即預訂會議室。

有兩種方法可以與群件鏈接。在API合作等密切合作的情況下，建議30間以下會議室的中小型公司使用。與 ics 文件間接鏈接的另一種方法非常適合擁有 30 多個會議室的大中型公司。

會議室預訂管理系統和群件能否聯動是一個重要的選擇點。

與接待系統的合作

通過與接待系統聯動，可以通過訪客到達時通知會議室等功能進行順暢的引導。無需使用電話或通訊工具將您從接待處引導到會議室，沒有任何麻煩。

讓我們提前檢查是否可以與接收系統鏈接。

根據介紹目的的功能

有許多系統可以根據您公司的情況進行定制，因此請選擇具有適合您用途的功能的系統。

例如，如果要解決會議室不足等問題，則需要管理進出。請注意，某些系統無法與平板設備一起使用。