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疫情遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)軟件的挑戰(zhàn)

發(fā)布人：發(fā)布時(shí)間：2020-02-14 15:05:30

今年的"武漢"疫情，讓非常多的員工去不了公司，外地的去了還要隔離14天。不在現(xiàn)場(chǎng)有些事情是做不了的，但是同樣有些事情可以通過(guò)電話、微信，或者軟件的方式來(lái)溝通事項(xiàng)。大家都不約而同的選擇了遠(yuǎn)程辦公。

一、遠(yuǎn)程辦公的挑戰(zhàn)

如果沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，那么遠(yuǎn)程辦公核心的問(wèn)題是線上與線下的管理和協(xié)同的效率有顯著不同，或者我們說(shuō)遠(yuǎn)低于平時(shí)。挑戰(zhàn)來(lái)自于多個(gè)方面：

（一）如果你沒(méi)有系統(tǒng)，你第一步要做的就是要選一個(gè)。

遠(yuǎn)程辦公或者協(xié)同辦公是一個(gè)比較大的系統(tǒng)分類，就IMS（Instant Message System）來(lái)說(shuō)，我們可以選擇釘釘、企業(yè)微信、TEAMS、飛書,或者專門的協(xié)同辦公平臺(tái)如企典|teamface、致遠(yuǎn)、藍(lán)凌等等，當(dāng)然也可以通過(guò)VPN或其他方式遠(yuǎn)程登陸公司內(nèi)部其他信息系統(tǒng)。1000人以下可以選前者，多了就要選協(xié)同平臺(tái)了，當(dāng)然行業(yè)不同也有不同的選擇，這里就不展開討論了。

teamface系統(tǒng)（SaaS）就特別簡(jiǎn)單像如釘釘，中小企業(yè)可以免費(fèi)使用，或者只要按期付租金就好，也無(wú)需考慮機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)，只要能聯(lián)網(wǎng)就可以。

大的公司需要的系統(tǒng)就要麻煩一些，現(xiàn)在的時(shí)間就不允許，現(xiàn)在上馬也要數(shù)月之后才能用上，這里也不再贅述。

（二）無(wú)論大小，系統(tǒng)都要實(shí)施。公司不是學(xué)校，不是簡(jiǎn)單的云的的應(yīng)用，說(shuō)幾句話，發(fā)幾個(gè)文件。協(xié)同是一個(gè)大命題，無(wú)論線上、線下。我們不是注冊(cè)一個(gè)軟件就好，還要做系統(tǒng)的實(shí)施，簡(jiǎn)單的說(shuō)就是組織架構(gòu)人員要進(jìn)去，原有的流程要梳理清楚放到系統(tǒng)里。

如果說(shuō)公司是學(xué)生，阿里就是老師，釘釘就是一本書。知識(shí)不能復(fù)制到組織腦子里，但可以學(xué)，只買書沒(méi)有用，還是一面要老師教，一面要認(rèn)認(rèn)真真學(xué)，絕不能腦袋一熱，也不可能一蹴而就。

遠(yuǎn)程辦公軟件不是面子問(wèn)題，而是基于業(yè)務(wù)發(fā)展的真實(shí)評(píng)估或者是目前都閉門在家的需要。

（三）與你有沒(méi)有遠(yuǎn)程辦公軟件無(wú)關(guān)的問(wèn)題在于，以往的建立起來(lái)熟悉的流程被打斷了，溝通上就會(huì)首先遇到問(wèn)題。而以往的溝通方式需要全部轉(zhuǎn)到線上，無(wú)法和疫情前一樣去及時(shí)安排和調(diào)整工作。

在一起自然方便，"喊一聲"就能解決問(wèn)題，而在家里做不到。之前一個(gè)辦公室，每個(gè)人干什么一清二楚，而現(xiàn)在都在自己家里，在不在工作，恐怕只有自己知道。

（四）原有非線上流程的影響

大部分流程是可以在線上流程中審批完成，可是你的合同審批通過(guò)了，蓋章是不是要去行政部門登記蓋章？費(fèi)用報(bào)銷線上審批通過(guò)了，財(cái)務(wù)要求必須發(fā)票、憑證要簽字，怎么辦？牽涉電子認(rèn)證CA的事情怕是要提到議事日程上來(lái)了。疫情的發(fā)展可以說(shuō)推動(dòng)了整個(gè)國(guó)家線上組織管理的日程表。

沒(méi)有準(zhǔn)備，線下還是有些工作繞不過(guò)去。

二、疫情時(shí)期遠(yuǎn)程辦公的建議

（一）定期早晚例會(huì)

溝通這時(shí)就顯得尤為重要，建議把會(huì)議這個(gè)工具做一下調(diào)整，目前實(shí)行遠(yuǎn)程辦公的公司開始兩個(gè)辦法：

第一個(gè)是早會(huì)，第二個(gè)是晚會(huì)。

1、考勤作為公司的基礎(chǔ)制度，現(xiàn)在都在家了，那就用早會(huì)來(lái)考勤。意味著員工和上班一樣，在家里找個(gè)干凈地方梳妝打扮坐好，等著線上點(diǎn)名。

2、目標(biāo)與任務(wù)分解。語(yǔ)音或者視頻會(huì)議里說(shuō)一說(shuō)今天的目標(biāo)是什么，分解到每個(gè)人的任務(wù)是什么。然后大家就自己的事情簡(jiǎn)單說(shuō)一說(shuō)意見，沒(méi)有問(wèn)題，那今天的工作就開始了。

3、到了下班的點(diǎn)，晚上每個(gè)人需要把自己的工作成果提前發(fā)到工作群里，曬曬每個(gè)人今天的工作進(jìn)展，看看大家對(duì)早會(huì)工作目標(biāo)的完成的情況，會(huì)上每個(gè)人就完成的情況做一下說(shuō)明，領(lǐng)導(dǎo)再做一下總結(jié)就ok。

早晚例會(huì)說(shuō)白了是一個(gè)以天為單位的閉環(huán)管理，也是考驗(yàn)個(gè)人執(zhí)行力的快速工具。

(二) 個(gè)人準(zhǔn)備

1.和公司正常上班一樣。到點(diǎn)起床內(nèi)務(wù)，吃飯，梳理整齊準(zhǔn)時(shí)開會(huì)。

2.最好找個(gè)獨(dú)立的空間，一來(lái)安靜，二來(lái)不會(huì)暴露太多個(gè)人隱私。

3.其他就和日常上班無(wú)異了。

4.習(xí)慣就好。

總而言之兩句話，一是在公司層面建立臨時(shí)的遠(yuǎn)程早晚會(huì)制度，二是養(yǎng)成居家辦公的良好習(xí)慣。

下一篇：深度刨析遠(yuǎn)程辦公軟件系統(tǒng)的需求，這么選就對(duì)了上一篇：疫情在家協(xié)同辦公系統(tǒng)工具

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