企業管理電子文件并將其文檔數字化的原因有很多。創建一個組織和共享信息的結構是一個好處;減少紙張、創建審計跟蹤、確保合規性以及促進內部和外部協作也是如此。

　　客戶文檔管理系統幫助公司以電子方式數字化、存儲、管理和跟蹤文檔、數據對象和圖像。無論是稱為系統、軟件還是解決方案，客戶檔案管理產品都具有各種功能和價格標簽。Teamface企典提出了一些跨類別的最佳選擇，以幫助您理清可能令人困惑的一系列選項。

　　一些系統專注于啟用存儲、搜索、安全并包括一些文檔修訂和共享功能。其他的擴展到 檔案管理消停之外，為工作流創建、任務管理、協作、自動規則等一系列功能提供了大量插件。

　　另一個需要考慮的問題是：我要將文件存儲在哪里?DMS 分為三種類型：云、內部部署和混合。

　　云：通過此服務，您的文檔位于供應商的云中 - 隨時隨地通過互聯網進行移動訪問。存儲可能受合同限制(盡管大多數服務提供各種存儲級別和相關定價)，但它通常是一種經濟實惠的選擇，包括系統管理和更新，并將文件備份到云。

　　本地：此選項允許進行更多自定義，因為 DMS 位于您的服務器上，并且您不僅限于合同級別的存儲。但是前期成本可能令人生畏，IT 維護可能需要額外費用，而且您需要實施備份協議，以防服務器出現故障。

　　混合：內部部署和云的這種組合可以讓您靈活地將云用于某些文檔類型，同時避免遷移不需要移動訪問的舊內容。

　　在查看 DMS 選項時，需要考慮的關鍵因素是：

　　安全性：一方面是您控制訪問和設置系統內文檔和文件的權限的能力。評估如何在內部和外部安全地共享這些文件很重要。另一方面是保護存儲數據的安全級別。如果您正在尋找云解決方案，請確保供應商對其數據中心的安全性足以保護您的數據并符合您所在行業的任何法規。

　　協作：您需要進行多少內部和外部協作?雖然版本控制、編輯和電子簽名可能是相當標準的 DMS 功能，但一些系統包括工作流、共同創作、任務管理、警報、消息傳遞等。

　　用戶友好性：您希望盡可能接近 100% 的系統采用率。確保工具和界面易于使用且直觀，以便您的團隊可以輕松使用。

　　移動性：如果優先考慮移動訪問，請找到與所有設備兼容的系統。考慮一個具有復制桌面體驗的應用程序的應用程序。

　　集成：我們審查的 DMS 產品具有廣泛的集成能力。了解您需要 DMS 與哪些系統進行集成。(例如需要與 CRM、內容管理系統或會計軟件連接，這可能會影響您的供應商決策.)

　　支持：與任何供應商服務一樣，請確保您了解如何提供支持。我們審查的大多數供應商都有多種支持選項，包括電子郵件、在線聊天和電話——盡管有時時間有限。有些僅通過票務系統提供支持。選擇適合您需要的支持級別和類型的一項。

　　價格： DMS 價格因供應商和服務而異。如前所述，內部部署 DMS 有大量的前期成本。但是，對于云服務，您可能需要支付按用戶/月或存儲容量確定的月費或年費，而附加功能可能會增加成本。因此，請考慮您的持續成本以及如果您的需求增加將會發生的任何增加。